Privacyverklaring Business Guardian

Versie 2.0 — 16 september 2026

Deze privacyverklaring legt uit hoe Regentum IT B.V. persoonsgegevens verwerkt bij het gebruik van de Business Guardian-app, de website en de bijbehorende dienstverlening. Wij verwerken persoonsgegevens zorgvuldig en in overeenstemming met de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en andere toepasselijke wetgeving.

1. Wie is verantwoordelijk?

Regentum IT B.V. is de aanbieder van Business Guardian en is, afhankelijk van de verwerking, verwerkingsverantwoordelijke of verwerker namens de zakelijke klant.

Regentum IT B.V.
Kweekgrasstraat 32
1313 BX Almere
Nederland
E-mail voor privacyvragen en verzoeken: privacy@businessguardian.nl
Website: businessguardian.nl

Wanneer een organisatie Business Guardian aan haar medewerkers beschikbaar stelt, kan die organisatie zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke zijn voor de bedrijfsgegevens die via Business Guardian worden verwerkt. Vragen over dergelijke gegevens kunnen in eerste instantie ook aan de beheerder van die organisatie worden gericht.

2. Op wie is deze verklaring van toepassing?

Deze verklaring geldt voor gebruikers van de Business Guardian-app, beheerders en contactpersonen van zakelijke klanten, bezoekers van de Business Guardian-website en personen die contact opnemen met onze ondersteuning.

3. Welke gegevens verwerken wij?

Afhankelijk van de gebruikte functies kunnen wij de volgende categorieën gegevens verwerken:

• Account- en identificatiegegevens: naam, zakelijk e-mailadres, Microsoft Entra-gebruikers-ID (object-ID), tenant-ID, interne gebruikers-ID, bedrijfs-ID, accountrol en authenticatiestatus.
• Microsoft 365-integratiegegevens: gegevens die nodig zijn om de verbinding met Microsoft 365 te valideren en, wanneer de gebruiker of organisatie daarvoor toestemming heeft gegeven, relevante signalen uit e-mail, agenda en bestanden.
• Afgeleide e-mailsignalen: herkende categorieën, bedragen, datums, status, prioriteit en andere relevante kenmerken. Business Guardian is ontworpen om voor AI-context en risicosignalering zo veel mogelijk afgeleide signalen te gebruiken in plaats van volledige e-mailinhoud en e-mailadressen.
• Agendagegevens: onder meer onderwerp, begin- en eindtijd en locatie, voor zover nodig voor de ingeschakelde agenda-analyse. Deelnemers, notities en Teams-links worden niet gebruikt voor de geminimaliseerde AI-context.
• Bestandsgegevens: beperkte bestandsmetadata, zoals bestandsnaam, type en wijzigingsdatum, wanneer bestandscontext is ingeschakeld. Voor de geminimaliseerde AI-context worden maximaal 25 relevante items gebruikt en geen documentinhoud of deelbare bestandslinks.
• Bedrijfs- en risicocontext: gedetecteerde aandachtspunten, financiële en operationele signalen, acties, statussen, prioriteiten en door de gebruiker aan Guardian AI gestelde vragen.
• Abonnements- en betaalgegevens: gekozen abonnement, abonnementsstatus, betaalperiode, opzegstatus en identificatoren van de Stripe-klant en het Stripe-abonnement. Volledige betaalkaartgegevens worden door Stripe verwerkt en niet door Business Guardian opgeslagen.
• Gebruiks- en technische gegevens: appversie, apparaat- en sessiegegevens, foutmeldingen, beveiligings- en auditlogs en metadata over AI-gebruik, zoals aantallen, tokens, kostenindicaties, verwerkingstijd en status.
• Communicatiegegevens: gegevens die u verstrekt bij support-, privacy- of andere contactverzoeken.

Business Guardian vraagt niet om bijzondere persoonsgegevens. Neem zulke gegevens daarom niet op in vragen aan Guardian AI of in supportberichten, tenzij dit noodzakelijk is en u daarvoor een geldige grondslag heeft.

4. Waarvoor gebruiken wij deze gegevens?

• gebruikers aanmelden, identificeren en toegang beveiligen;
• Business Guardian leveren, synchroniseren en laten functioneren;
• relevante bedrijfssignalen herkennen, ordenen, prioriteren en tonen;
• Guardian AI-antwoorden en voorgestelde acties genereren;
• abonnementen, quota, betalingen en opzeggingen beheren;
• support verlenen en storingen onderzoeken;
• misbruik, fraude en beveiligingsincidenten voorkomen en detecteren;
• de dienst verbeteren aan de hand van geaggregeerde of geminimaliseerde gebruiksinformatie;
• voldoen aan wettelijke en administratieve verplichtingen.

5. Rechtsgronden

Wij baseren de verwerking, afhankelijk van de situatie, op de uitvoering van de overeenkomst, een wettelijke verplichting, een gerechtvaardigd belang (zoals beveiliging, fraudepreventie en verbetering van de dienst) of toestemming. Toestemming kan worden ingetrokken zonder dat dit afbreuk doet aan eerdere rechtmatige verwerking. Wanneer Regentum IT B.V. als verwerker optreedt, verwerken wij gegevens volgens de instructies van de zakelijke klant en de toepasselijke verwerkersovereenkomst.

6. Microsoft 365 en machtigingen

Business Guardian gebruikt Microsoft Entra ID voor aanmelding en Microsoft Graph voor functies waarvoor de gebruiker of organisatie toestemming verleent. De gevraagde machtigingen worden beperkt tot wat technisch nodig is. Microsoft-tokens en Business Guardian-tokens worden logisch gescheiden en server-side gecontroleerd. U of uw Microsoft 365-beheerder kan verleende toestemming via Microsoft intrekken. Hierdoor kunnen gekoppelde functies geheel of gedeeltelijk stoppen met werken.

7. Guardian AI

Guardian AI verwerkt gebruikersvragen en geselecteerde, geminimaliseerde Business Guardian-context om een antwoord te genereren. Wij sturen niet meer gegevens naar de AI-dienst dan redelijkerwijs nodig is voor de gekozen functie. AI-antwoorden kunnen onjuist of onvolledig zijn en vormen geen juridisch, financieel of ander professioneel advies. Gebruik uw eigen beoordeling voordat u op een AI-antwoord handelt.

8. Dienstverleners en delen van gegevens

Wij verkopen geen persoonsgegevens en gebruiken Business Guardian-gegevens niet voor advertentieprofilering. Wij delen gegevens alleen wanneer dit nodig is voor de dienstverlening, op grond van een overeenkomst, met toestemming of wanneer de wet dit vereist. Belangrijke dienstverleners zijn:

• Microsoft: Entra ID, Microsoft 365 en Microsoft Graph voor authenticatie en gekoppelde Microsoft 365-functies;
• Supabase: database, authenticatieondersteuning, server-side backend en Edge Functions;
• Stripe: betalingen, abonnementsbeheer en Customer Portal;
• OpenAI: verwerking van geminimaliseerde context voor Guardian AI via een server-side koppeling;
• professionele adviseurs, beveiligingsleveranciers en bevoegde autoriteiten wanneer dit noodzakelijk of wettelijk verplicht is.

Met leveranciers worden passende contractuele en technische afspraken gemaakt.

9. Internationale doorgifte

Dienstverleners kunnen gegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte. In dat geval gebruiken wij een geldige doorgiftegrondslag, zoals een adequaatheidsbesluit, goedgekeurde standaardcontractbepalingen en aanvullende beveiligingsmaatregelen waar dat nodig is.

10. Bewaartermijnen

• account- en dienstgegevens worden in beginsel bewaard zolang het account of de overeenkomst actief is;
• operationele signalen, AI-context en gekoppelde metadata worden verwijderd of geanonimiseerd wanneer zij niet meer nodig zijn, het account wordt verwijderd of de zakelijke klant daartoe opdracht geeft;
• beveiligings-, fout- en auditlogs worden gedurende een beperkte periode bewaard voor beveiliging, onderzoek en verantwoording;
• factuur- en betaaladministratie wordt bewaard zolang de toepasselijke fiscale of wettelijke bewaarplicht dit vereist;
• gegevens in beveiligde back-ups verdwijnen volgens de geldende back-upcyclus en worden niet opnieuw actief gebruikt, behalve wanneer herstel noodzakelijk is.

Een volledig verwijderverzoek wordt in beginsel binnen 30 dagen afgehandeld. Als een wettelijke uitzondering of langere termijn geldt, informeren wij de verzoeker daarover.

11. Beveiliging

Regentum IT B.V. neemt passende technische en organisatorische maatregelen. Voorbeelden zijn versleutelde verbindingen, Microsoft MFA, beperkte toegangsrechten, server-side tokenvalidatie, scheiding van Microsoft Graph- en Business Guardian-tokens, tenantisolatie via Row Level Security, gescheiden productie- en testomgevingen, logging, monitoring en secrets die uitsluitend server-side worden beheerd. Geen enkele beveiligingsmaatregel sluit alle risico's volledig uit.

12. Uw rechten

U kunt, voor zover de AVG dit toestaat, verzoeken om inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid of bezwaar. U kunt toestemming intrekken en een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Stuur uw verzoek naar privacy@businessguardian.nl. Wij kunnen aanvullende informatie vragen om uw identiteit en bevoegdheid te controleren.

13. Account en gegevens laten verwijderen

U kunt verwijdering aanvragen zonder de app opnieuw te hoeven installeren. Bekijk hiervoor de pagina Account en gegevens verwijderen of mail naar privacy@businessguardian.nl met als onderwerp “Verwijderverzoek Business Guardian”. Vermeld het zakelijke e-mailadres waarmee u zich aanmeldt en de naam van uw organisatie.

Bij een geldig verzoek verwijderen of anonimiseren wij het Business Guardian-account, de gekoppelde bedrijfscontext en daarvan afgeleide gegevens, tenzij gegevens nodig blijven voor beveiliging, geschilafhandeling of een wettelijke bewaarplicht. Het Microsoft-account zelf en brongegevens in Microsoft 365 worden niet door Business Guardian verwijderd. Is het account onderdeel van een zakelijke organisatie, dan kunnen wij eerst bevestiging van de bevoegde beheerder vragen.

14. Kinderen

Business Guardian is een zakelijke dienst en niet bedoeld voor personen jonger dan 18 jaar. Wij verzamelen niet bewust persoonsgegevens van kinderen.

15. Cookies en website

De openbare website gebruikt alleen cookies of vergelijkbare technieken die nodig zijn voor de werking en beveiliging, tenzij op de website uitdrukkelijk anders wordt aangegeven en toestemming wordt gevraagd.

16. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer Business Guardian, onze leveranciers of wetgeving verandert. De nieuwste versie staat altijd op deze pagina. Bij wezenlijke wijzigingen informeren wij gebruikers via de app, website of het bekende contactadres wanneer dat passend is.

17. Contact

Vragen of verzoeken over privacy kunt u sturen naar privacy@businessguardian.nl.

Laatste update: 16 september 2026.